Sebagai seorang pengusaha, memiliki pemahaman mengenai sistem manajemen pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) sangatlah penting. Salah satu bagian yang perlu Anda ketahui adalah proses warehouse management system.
Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan proses pencatatan barang masuk dan keluar dengan lebih efisien. WMS merupakan suatu sistem yang khusus untuk mendukung manajemen pergudangan dalam suatu perusahaan.
Pengertian Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberikan kemudahan bagi perusahaan manufaktur, ritel, dan distributor untuk memantau kegiatan gudang secara real-time.
Hal ini mencakup proses penerimaan stok hingga persiapan stok untuk pengiriman. Fungsi warehouse management system yaitu mempercepat dan menghemat biaya dalam alur barang di dalam gudang.
Fitur-fitur WMS dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, penting untuk merencanakan secara matang bagaimana Anda ingin menerapkan WMS dalam operasional bisnis.
Proses Warehouse Management System
Penerapan WMS membantu perusahaan mengelola kegiatan di dalam gudang secara efektif. Dalam kerangka sistem ini, terdapat berbagai proses yang mendukung pengelolaan barang di dalam gudang.
Semua ini merupakan fasilitas ideal dari Warehouse Management System. Berikut beberapa proses standar yang umumnya terdapat dalam sistem manajemen pergudangan.
1. Penerimaan (Receiving)
Proses ini berfokus pada gudang pertama dan merupakan salah satu tahapan yang sangat penting. Dalam pembentukan proses penerimaan yang efektif, gudang perlu melakukan pemeriksaan menyeluruh saat menerima produk.
Produk harus diterima dalam jumlah, kondisi, dan waktu yang tepat. Kesalahan pada tahap ini dapat berdampak signifikan pada aktivitas atau operasi selanjutnya dalam rantai pasok.
Penerimaan juga mencakup transfer tanggung jawab atas barang ke pihak gudang. Oleh karena itu, gudang memiliki tanggung jawab untuk mempertahankan kondisi barang hingga saat pengiriman ke tahap berikutnya.
2. Penyimpanan (Put Away)
Proses kedua melibatkan perpindahan barang dari dermaga penerima ke lokasi penyimpanan dalam gudang. Saat menempatkan barang di lokasi penyimpanan, penting memilih lokasi yang ideal agar tidak menghambat produktivitas operasional gudang.
Penyimpanan yang tepat dapat menghemat waktu pemrosesan barang dan menjaga transparansi ketersediaan ruang gudang. Selain itu, tentu dapat meningkatkan keamanan, serta mempermudah pelacakan dan penemuan barang.
3. Pengumpulan (Picking)
Pada proses ini, gudang mengumpulkan produk sesuai dengan pesanan pelanggan. Proses pengumpulan mencakup sebagian besar biaya operasional (hingga 55% dari total biaya operasional).
Dengan proses yang optimal, biaya lebih hemat dan efisiensi penyimpanan di gudang meningkat. Dari segi manajemen, proses ini membutuhkan waktu dan sumber daya yang besar jika tidak ada sistem manajemen yang tepat.
Itulah sebabnya tugas warehouse management untuk memastikan kesesuaian data dengan stok barang aktual. Perlu juga peran aktif gudang dalam melakukan penghitungan yang cermat.
4. Pengemasan (Packing)
Meskipun proses ini mungkin terlihat sederhana, pengemasan tetap memerlukan pengawasan yang cermat. Pada tahap ini, gudang menggabungkan barang sesuai pesanan dan menyiapkannya untuk pengiriman ke pelanggan.
Anda harus memastikan bahwa pengemasan barang baik (tidak rusak atau cacat). Cara pengemasan juga perlu Anda perhatikan agar berat barang tetap ringan sehingga efisiensi biaya pengiriman terjaga.
5. Pengiriman (Dispatching)
Dispatching merupakan tahap akhir di dalam gudang dan awal dari perjalanan barang hingga ke tangan konsumen.
Proses ini dapat berjalan lebih efektif dan efisien jika pesanan telah diurutkan, muatannya diatur dengan baik, dikirim ke pelanggan melalui rute terbaik, dan mencapai tujuan dengan aman.
WMS memastikan pengiriman tepat waktu. Jika barang siap terlalu awal dan jauh dari waktu perkiraan pengambilan oleh kurir, bisa terjadi penumpukan barang dan mengganggu sistem.
Sebaliknya, keterlambatan dalam persiapan pengiriman dapat menyebabkan penundaan dalam pengiriman pesanan.
6. Pengembalian (Return)
Tahap pengembalian seringkali dihindari oleh bisnis karena membutuhkan waktu dan upaya besar untuk menangani masalah yang kompleks. Dengan meningkatnya tren belanja online, pemilik bisnis perlu memiliki berbagai solusi untuk setiap skenario.
Salah satu cara mitigasi adalah dengan memiliki Prosedur Operasional Standar (SOP) yang jelas. Dengan begitu, karyawan dapat memproses pengembalian dari pelanggan secara efisien dan efektif.
Baca juga: Warehouse Management System: Pengertian, Manfaat, Fitur
Semua proses warehouse management system dapat dikelola dengan mudah melalui penggunaan sistem manajemen pergudangan. Dengan otomatisasi proses menggunakan WMS, pengelolaan stok barang dalam gudang menjadi lebih efisien.
Apakah Anda tertarik untuk mengimplementasikan sistem WMS ini? Kailo Jayapura hadir untuk memenuhi kebutuhan Anda dengan menyediakan warehouse management service.
Adanya layanan ini menjadi solusi untuk menanggulangi ongkos pengiriman yang mahal. Anda tidak perlu khawatir lagi ongkir mahal dari luar Jayapura. Tanpa perlu biaya buka cabang dan biaya ekspansi, cukup menggunakan jasa ini saja.
Durasi pengiriman lebih cepat tentu akan memberi kepuasan bagi pelanggan. Hubungi admin kami pada nomor 0812-1212-5248 untuk mendapatkan jasanya!
Hubungi Kami di WhatsApp
3 Responses